Le fonctionnement est relativement simple. Les PDA (Personal Digital Assistant) et postes clients mis à disposition permettent la saisie des absences, en fonction des paramètres qui auront été préalablement configurés pour chaque cours.
Le transfert se fait ensuite au moyen de bornes WIFI ou bornes de collectes installées dans tout l’établissement vers le serveur d’application (ou poste dédié).
Cet ensemble de logiciels, appelé Solution Absentia, récupère et stocke les informations dans une base de données afin de les traiter en temps réel. Une fois traitées, les informations peuvent être éditées sous diverses formes (lettres, historiques, statistiques…).

La synchronisation du PDA se fait automatiquement lors de chaque connexion et embarque dans une base de données, l’ensemble des classes et des étudiants inscrits dans l’établissement.
Il suffit au professeur de sélectionner la classe pour voir apparaître la liste des élèves et sélectionner les absents. L’envoi des données vers le serveur s’effectue d’un simple clic pour être ensuite traitées.